CARREIRAS

Assistente Executivo/a

Sobre a Umane

A Umane é uma associação civil independente e sem fins lucrativos que administra um fundo patrimonial e se dedica a apoiar, desenvolver e acelerar iniciativas de prevenção de doenças e promoção de saúde, no âmbito da saúde pública, com os objetivos de contribuir para um sistema de saúde mais resolutivo e melhorar a qualidade de vida da população brasileira. Seu fundo patrimonial foi constituído em agosto de 2016, com os recursos oriundos da venda do Hospital Samaritano, de São Paulo.

Atualmente, os recursos da Umane estão dedicados a apoiar iniciativas programáticas de enfrentamento às doenças crônicas não transmissíveis (DCNTs) e na Atenção Primária à Saúde em territórios, ao fortalecimento e desenvolvimento do sistema de Atenção Primária e a aceleração da solução de problemas por meio da geração de evidências, uso de dados, inovação e advocacy com foco em promoção da saúde.

Internamente, promove um ambiente simples, descomplicado, orientado a resultados e com muita cooperação entre os colaboradores, aberto a todos que valorizem a Saúde Pública e queiram fazer a diferença para promover a saúde da população brasileira – independente de sua identidade de gênero, orientação sexual, etnia, origem, deficiência, idade, religião ou qualquer outro aspecto social.

Sobre a função

Buscamos um/a profissional proativo/a e organizado/a para:

1) Gestão de agendas

Organizar as agendas de compromissos fixos e recorrentes das Superintendências e da Governança da instituição, assegurando a devida reserva dos locais (físicos ou virtuais), os equipamentos e recursos necessários e confirmação prévia das presenças.
Organizar as pautas de algumas reuniões da governança, de acordo com as orientações.
Preparar viagens nacionais e internacionais, reservar hotéis, passagens aéreas e deslocamentos terrestres sempre que necessário, com observância às políticas internas.
Adquirir as refeições eventualmente necessárias às reuniões.
Manter atualizada a agenda institucional com os principais eventos do ano.
Preparar e entregar à área Financeira os relatórios de prestação de contas de viagem, quando solicitado.

2) Gestão do Escritório e Gestão do Conhecimento

Responsabilizar-se pelo bom funcionamento do escritório, zelando pelas ações necessárias à manutenção de limpeza, à disponibilidade de insumos e materiais de escritório, papelaria institucional, items copa e de higiene, entre outros;
Ser ponto focal junto ao Condomínio, participar das reuniões da administração predial sempre que necessário, atendendo às solicitações e divulgando as informações relevantes ao time;
Cotar e solicitar serviços de manutenção e receber os prestadores;
Organizar as salas de reuniões e prepará-las para o próximo evento, inclusive testando o serviço de videoconferência.
Organizar os servicos de motoboy;
Realizar cotações de produtos e serviços, analisando as propostas e atuando para equalizar os orçamentos de acordo com as orientações que receber;
Adquirir e renovar licenças de software, mantendo o registro dos itens;
Etiquetar bens duráveis com a placa de patrimônio, de acordo com as orientações da Superintendência e da Contabilidade;
Coordenar os serviços de Suporte Técnico;
Manter atualizados os mailings e CRM;
Manter organizados os arquivos físicos, digitais da instituição e a rede de documentos da instituição;
Facilitar e orientar o acesso do público interessado ao Acervo de Memória Institucional.

3) Apoio à Gestão do Conhecimento

Apoiar nas ações de acolhimento de novos colaboradores.
Organizar e realizar as ações comemorativas, tais como aniversariantes do mês, aniversariantes de tempo de empresa, datas festivas e confraternizações.

Requisitos

Graduação em Administração, Secretariado ou áreas correlatas;
Inglês: nível avançado para fala, leitura e escrita (mandatório);
Excelente comunicação verbal e escrita (redação de comunicados, e-mails e boletins internos), em português e inglês.

Competências e habilidades esperadas

Elevado grau de colaboração e capacidade de trabalhar em equipe;
Elevada capacidade de organização;
Elevada capacidade de atendimento a demandas diversas com a adequada priorização, para conciliar diferentes frentes de trabalho;
Atenção a detalhes, com alto foco em qualidade de entrega.

Experiência prévia

Experiência em rotina administrativa;
Experiência com gestão de agenda e de viagens;
Experiência com organização de eventos;
Experiência com gestão de escritório (manutenção, compras, políticas e procedimentos).